Рад са подацима

Радни листови су само "контејнери" за податке, које треба уносити у његове ћелије. Постоје разни типови података: текст, бројеви, датуми, времена, формуле, функције итд.
Текст је било која комбинација слова и цифара. Уносите га тако што кликнете на жељену ћелију, откуцате текст и притиснете Ентер; текст се аутоматски поравнава на леву маргину ћелије. Ако пожелите да прекинете унос, притискате Esc. Због уграђене логике која сама препознаје тип унетог податка, ако се унесе број који треба да се третира као текст (нпр. поштански број), испред њега треба откуцати апостроф, рецимо '32000.
Бројеви се састоје од цифара и специјалних знакова као што су + - () , . % и аутоматски се поравнавају на десну маргину ћелије. Бројеви се уносе на потпуно исти начин као и текст - долазак на ћелију, унос, Ентер. Ако се уместо броја појаве знаци "тарабе" (#), значи да је ћелија сувише мала да се број прикаже у целини, али је сам податак коректно меморисан.
Датуми и времена се препознају уколико су унети у неком од стандардних формата. Мада на први поглед није битно како их уносимо, повремено се над њима врше рачунске операције (до ког датума траје ваш 25-дневни одмор?), што је сигурно згодно препустити самом Еxcel-у. Није битно да ли користите мала или велика слова.

Аутоматско попуњавање и листе

Веома корисна функција Еxcel-а је попуњавање (fill) суседних ћелија сродним садржајем, као што су имена дана у недељи, месеци у години, или обично убацивање редних бројева. Код желите да попуните већи број ћелија истим садржајем, довољно је да га откуцате само у првој. Затим миша доведете изнад ње и превучете је (притиском на леви тастер) преко оних које желите да попуните (слика доле).

Ова врста копирања може да се изведе и из једног радног листа у друге: најпре се означе текући и циљни листови, па тек онда жељене ћелије. Бира се Edit/Fill/Across Worksheets. За копирање садржаја и формата и формата ћелије, бира се All, само за садржај Conntents, а за формат Formats, праћено наравно са Ок.
За разлику од функције Fill која само копира садржај, AutoFill је много "паметнији" и може много да олакша честа и досадна попуњавања редних бројева или повезаних имена. Ако, рецимо, желите да унесете дане у недељи, довољно је да откуцате само први (Monday) и повучете "ручицу за попуњавање" (има је свака означена ћелија, представља је мали квадрат у доњем десном углу) у жељеном смеру. Када се миш доведе изнад њега, стрелица се претвара у мали знак "+". По отпуштању дугмета на мишу, Еxcel ће сам попунити додатне ћелије одговарајућим данима, наравно на енглеском.
Већини нас то не би било од велике помоћи да сличне листе не можемо креирати и сами, тако да је веома једноставно унети било какве низове на нашем језику. У Tools менију изаберемо Options, па затим Custom Lists картицу (слике доле).





Притиском на дугме Add, курсор се појављује у List Entries пољу. Ставке листе се сада једноставно откуцају раздвајајући их са Ентер, а цела операција се завршава притиском на ОК. Нова листа се одмах може користити потпуно равноправно са осталим предефинисаним. Ако сте већ негде откуцали листу, нема потребе да то понављате у Custom Lists; довољно је да пре одласка у додавање листа селектујете жељени опсег а затим у Custom Lists селектујете Import. 
И поред тога што је аутоматско попуњавање добро за мање серије података, сигурно ћете наилазити на ситуације где је потребна већа контрола или ћете имати велике низове ћелија са инкременталним садржајем. Еxcel препознаје четири начина рада, као што је приказано у табели 

Креирање серије је, као и већина операција у Еxcel-у, веома једноставно. прво се унесе вредност у почетну ћелију, што ће бити полазна или крајња вредност. Означите ћелије које треба да буду попуњене. Отворите мени Edit, затим Fill/Series. У Series дијалогу изаберете да ли ће се серија ширити по колони (Columns) или реду (Rows) и према табели 1 изаберите врсту серије. Подесите корак (Step) и крајњу вредност коју желите да се унесе (Stop) ако је потребно. Ако сте изабрали датумску серију, треба да изаберете и њену врсту (дан, седмица, месец, година). Све се наравно завршава са ОК. У већини случајева Еxcel ће "схватити" шта желите и самим повлачењем ручице за попуњавање, али да бисте дошли до жељених резултата, треба мало експериментисати, што ће се сигурно брзо исплатити.

Алати за рад са формулама

Када год промените садржај неке ћелије (било да нешто уносите, бришете или само мењате), Еxcel прерачунава вредности свих формула које се налазе у радној књизи. Ако је рачун обиман, нарочито када постоје итеративне операције, или је радна књига велика, рекалкулација може иритирајуће много потрајати. Зато можете искључити аутоматско прерачунавање тако што отворите мени Tools, изаберете ставку Options и кликнете на картицу Calculation (слика доле).


Изаберите начин који вам највише одговара:
1. Automatic - аутоамтски, уобичајени мод рада. Цела радна књига се прерачунава сваки пут када се нешто измени.
2. Automatic except Tables - Прерачунава се све осим формула које се налазе у табелама. Овај моде се односи на рад са базама података које су велике табеле, о чему ће касније бити више речи.
3. Manual - ручно. Еxcel ће прерачунавати само када му то експлицитно наложите притиском на F9 или бирањем из менија Tools Options/Calculation)Calc Now или Calc Sheet ако се жели прерачунавање појединих радних листова.
Еxcel је опремљен скупом веома корисних алата за лакши рад са предефинисаним функцијама. Најважнији алат носи име Function Wizard. Сигурно је лакше унети нешто попут SUM(А1:H3) него ручно А1+А2+... да би се добио збир области или табеле, а имена ређе коришћених функција се лако забораве. Функције могу да користе обичне референце на ћелије (H4), области (А2:C5), имена области (порез) или константе (37.3). Свака функција се састоји од знака једнакости (=), имена (нпр. SUM) које говори шта ће се рачунати и аргумената (нпр. А1:1), обично референци на ћелију или област.
Једна од најчешћих операција у табелама података је сабирање, које се изводи функцијом SUM. Зато се функција лако уноси: кликнете на икону AutoSum на стандардном тастерском менију (сликa).

Следи "погађање" области која треба да се сумира, зависно од положаја тренутно означене ћелије у односу на остале. Када означавате циљну ћелију (која треба да прими формулу) тежите да она буде на крају колоне или реда, пошто се углавном уносе области налево или нагоре. Ако треба променити област, кликните у означену ћелију са формулом и преправите је ручно или превлачењем миша, а онд апритисните Ентер.