Форматирање ћелија

Нумеричке вредности су обично нешто више од пуких бројева: оне представљају новчане износе, каматну стопу, проценат, датум или нешто десето. Да би свакоме већ на први пголед било јасно о чему се ради, треба да користите одговарајуће формате, помоћу којих ће све сродне вредности изгледати на исти начин. Еxcel нуди велике могућности дефинисања као и неке уграђене (најчешће коришћене) формате. Примери су приказани у табели

Формати су састављени од знакова чије је значење дато у табели .
Постоје још неки формати за прецизнија подешавања, као и за условна приказивања и избор боје садржаја ћелије, како би се, рецимо, на први поглед видело ко није испунио норму.

База податка

Поред своје основне намене, прорачун и представљање података, Excel омогућава креирање и одржавање једноставних база података. Тиме вас практично ослобађа потребе да информације држите у једном програму а прорачуне вршите у другом. И овде, наравно, постоје помагалакоја живот чине лакшим.
База података је средство за смештање, организацију и претраживање података. Ако, рецимо, желите да сачувате имена и адресе свих људи који раде у фирми, креираћете базу која ће садржати следеће податке о свакој особи: име, презиме, струка, радно место, улица, број, итд. Свака ова информација се записује у посебно поље. Скуп свих поља за једну особу се назива слог (record). У Еxcel-у свако поље је представљено једном ћелијом а ред ћелија представља слог. Еxcel-у ствари поједностављује операције над базом података, тако што је третира као једноставну листу података. Са овим подацима може да се ради као и са било којом другом табелом, све док не изаберете команду из менија Data.

Заштита података

Када мало "зароните" рад са моделима као што су табеле, формуле, графикони, адресирања и све то нагомилате у једну сложенију радну књигу постоји опасност од случајних измена које могу да направе хаос. Најгоре је ако су измене тако мале да их одмах не приметите, а појаве се тек када је све касно. Можда ћете почети да радите и шаблоне "за тржиште", дакле за људе који нису нарочито вични Еxcel-у и не могу лако да се изборе са његовим замкамa - многе могућности се неправилним коришћењем могу претворити у своју супротност. Зато ћемо описати начине да се корисник спречи да, намерно или случајно, мења неке сегменте радног листа, да се забрани приступ делу података, омогући заједничко коришћење радних свезака када на пословима ради више људи.
Постоји више нивоа заштите. Највиши је постављен на датотеке које садрже радне књиге. Добија се отварањем менија File, применом команде Save Аs и притиском на тастер Options. 
У дијалог који се појављује (слика доле) укључите опцију за прављење резервне копије при снимању (always Create Backup), која додуше мало успорава рад и повећава заузети простор на диску, али може спасити сате рада. Backup фајл ће имати исто име и екстензију .BAK. Изузетно је значајна ако се деси да се у току рада датотека оштети (нестанак струје) или сте унели нежељене промене које сте приметили после снимања. 

Ако означите опцију Read Only Recommended, пре отварања радње књиге ће се појавити порука која сугерише да радну књигу отворите само за питање, мада то не морате урадити (притисните тастер No). Иначе, радна књига се увек може отворити само за читање, независно од уноса шифара, ако се у дијалогу који се појављује после File/Open означи опција Read Only.
Ако се у поље Protection Password унесе нека шифра, корисник је мора унети да би уопште радио са табелом: при отварању такве радне књиге поајвиће се дијалог у који треба унети одговарајућу шифру. Шифра може имати до 255 знакова, при чему се прави разлика између великих и малих слова. Добра идеја је да запишете шифре које користите на неко сигурно место (ако таквог уопште има), јер ако неку заборавите, практично нема начина да дођете до ње. Ако се шифра унесе у поље Write Reservation Password, корисник ће моћи да отвори и користи радњу књигу, али неће моћи да је сними под истим именом ако не зна лозинку. То практично значи да се фајл отвара само за питање (read only). Међутим, немојте заборавити да коришћењем рецимо File Manager-а можете заобићи неке од ових заштита - фајлове можете да копирате, мењате им имена па и да их обришете. Дакле, заштита ради на нивоу самог Excel-а, праву заштиту може да обезбеди само оперативни систем.
Радна књига се може сакрити од нежељених погледа избором команде Hide из менија Window. Ако се таква радна књига сними, при поновном отварању ће такође бити скривена. Отвара се за поновно гледање командом Unhide из менија File.

Следећи ниво је заштита на радној књизи. Из менија Tools изаберите Protection а затим Protect Workbook (слика доле)

У дијалогу који се појављује, уноси се шифра у поље Password, која није обавезна. Спречавање промена у структури радног листа се изводи укључивањем опције Structure и тако се спречава брисање, сакривање, откривање, померање, промена имена итд. Укључење опције Window спречава померање и промену величине прозора. Сакривају се тастери за минимизовање, максимизовање, контролна кутија и ивице за промену величине. Ове заштите се уклањају командом Унпротецт из менија Tools / Protection.
Ако треба заштитити радне листове, из менија Тоолс треба изабрати Протецт Workbook а затим опцију Protect Worksheet. У поље Password се може унети лозинка за приступ радном листу, која није обавезна. Активирање опције Conents штити садржај ћелија, као и објекте у графиконима. Укључивање опције Objects доноси забрану померања, брисања, преправљања и промене величине графичких објеката на радном листу (као што су графикони). Укључење опције Scenarios спречава промену сценарија који су дефинисани. Заштита се уклања командом Unprotect Worksheet из менија Tools / Protection ако је била дефинисана шифра, појавиће се дијалог у који је треба унети. Такође се може сакрити читав радни лист или његови делови. Да бисте сакрили читав лист, из менија Format изаберите Sheet и онда Hide. Обрнуто се ради са Format / Sheet / Unhide. Могу се сакрити и редови са Format / Row / Hide, или колоне, помоћу Format / Column / Hide. Аналогно откривању листа, команде за откривање скривених редова и колона су Format / Row / Unhide и Format / Column / Unhide.


Последњи ниво заштите је на ћелији. Из менија Format изаберите Cells, а затим картицу Protection
Отварају се две могућности: да означимо ћелију као Locked (закључано), што је и нормално стање. Тиме се њен садржај не може мењати, али само ако је и цео радни лист на коме се налази заштићен; тако се неке ћелије могу "одштитити" и када заштитимо цео радни лист. Друга опција је сакривање формула после заштите листа, активирањем атрибута Hidden. На овај начин се могу штитити и објекти: прво га означите, а онда из менија изаберите Format па затим Object и на крају картицу Protection.